Personuppgiftsbehandling på Paideia folkhögskola

 

Allmänt
Paideia folkhögskola lagrar personuppgifter rörande de som anmäler intresse till Paideia folkhögskolas aktiviteter, deltar i en utbildning eller program, ingår samarbeten med oss samt de som ger ekonomiskt bidrag till Paideia folkhögskola. Personuppgifterna begränsas till de som anses vara nödvändiga för att genomföra aktiviteten samt för att kommunicera kring pågående och framtida aktiviteter. Personuppgifter delas inte med tredje part förutom i de fall som specificeras i detta dokument.

För studerande
För att  möjliggöra lärande, samarbete och kommunikation samt sköta de skyldigheter en folkhögskola har som att dokumentera och rapportera till myndigheter behöver Paideia folkhögskola ha löpande tillgång till och behandla dina personuppgifter. Detta gäller före såväl som under och delvis efter din studietid på Paideia folkhögskola. Paideia folkhögskola kommer därför att använda en del av de personuppgifter som du fyllde i när du ansökte till skolan. Informationen hämtas från ditt ansökningsformulär och eventuella antagningsaktiviteter. Under din studietid behandlar vi även de personuppgifter som framkommer under dina studieaktiviteter.

Personuppgifter som samlas in och vad de används till 
Vi behöver din adress, ditt telefonnummer och din e-post för att kunna kontakta dig. Vi registrerar ditt namn, personnummer och adress för att säkerställa att du är du och för att rapportera till Folkbildningsrådet, landstingen och vid behov till CSN. Detta är folkhögskolan skyldig att göra för att få statsbidrag till att anordna utbildningar.

Paideia folkhögskola använder sig av G-Suite för kontakt och hantering av deltagaruppgifter. Ansökningsuppgifter inhämtas genom Cognito Forms och lagras sedan lokalt i Excelfiler som endast behörig personal har tillgång till. Administrationen registrerar också dina personuppgifter i ekonomiprogrammet Fortnox, om du läser en profilkurs. Vi delar nödvändiga uppgifter med de ansvariga för inpassering till våra kurser. Kurslärare får tillgång till relevant information om dig, som dina kontaktuppgifter och dina tidigare kunskaper. I vissa fall delar vi dina kontaktuppgifter med tredje part som PostNord (om du läser en profilkurs och vi skickar dig kursmaterial), och MailChimp (för kommunikation och utskick gällande kurser och evenemang – notera att det är två separata listor för utskick, ett för kurser och ett för evenemang, så du behöver avregistrera dig från båda om du inte längre vill ha några utskick alls från oss).

Deltagare med skyddad identitet uppmanas ta kontakt med adminsitrationen före ansökan, så vi kan följa rutiner kring extra försiktig hantering av personuppgifter. Kontakta administrationen på info@paideiafolkhogskola.se.

Kontaktuppgifter till före detta kursdeltagare sparas för att kunna upprätthålla kontakten och informera om event, kurser och möjligheter som Paideia folkhögskola erbjuder. Du kan när du vill avregistrera dig från vidare utskick från genom att genom att mejla oss.

Ibland tar vi bilder på verksamheten för dokumentation, rapportering och till våra sociala kanaler. Där kan du som deltagare ibland komma med på bild, men kan självklart säga till när bilden tas att du inte vill medverka.

Allmän kurs
Vi använder ditt för- och efternamn för att skapa personliga konton i Google, Schoolsoft samt i Excel för administration.

• Google används till skolarbeten, schema, inloggning på Chromebooks samt intern och extern kommunikation.
• Schoolsoft används för närvarokontroll och skoladministration. (Exempelvis klass- och kurslistor och rapporter till Folkbildningsrådet, Specialpedagogiska skolmyndigheten, landstingen, och CSN).

Behöriga administratörer av dina konton kan återställa användarnamn och lösenord och ha tillgång till registrerade uppgifter och användarstatistik. När det gäller innehåll i e-post och filer som skapas i Google, så har administratörerna endast tillgång till dessa genom att återställa lösenordet och logga in som dig. Detta gör administratörerna endast med misstanke om brott mot skolans IT-policy.

Google Classroom är skolans pedagogiska plattform och en plattform för intern och extern information. Genom det konto som skolan skapar åt dig så får du tillgång till en mängd appar som Google tillhandahåller genom Chromestore och Google Play. Skolan har ett avtal med Google gällande appar, och de viktigaste av dessa appar är Gmail, Kalender, Dokument, Kalkyl, Meet, Hangouts, Classroom och Google Drive som används för skolarbeten, skoladministration (bland annat studieplaner), planering, samarbete och kommunikation.

Skolan har ett avtal med Google som säkerställer att behandlingen av dina personuppgifter i dessa appar uppfyller kraven för dataskyddsförordningen (GDPR). Om vi som skola kräver att du skall använda andra appar som behandlar personuppgifter som en del av undervisningen så skall dessa uppfylla kraven för GDPR. Utöver dessa appar är du även fri att använda ditt konto för att få tillgång till andra appar som inte är obligatoriska i undervisningen från Chromestore eller Google play. Om du väljer att installera eller använda dessa appar är du själv ansvarig för de personuppgifter som appleverantören behandlar.

Om du har uppgett att du har funktionsnedsättningar, ohälsa, inlärningssvårigheter eller annan känslig information som har betydelse för din studiesituation, så behandlar vi detta för att anpassa undervisningen och ge dig det stöd du behöver. Vi är noggranna med behörigheter till och säkerheten runt behandlingen av denna information då den är känslig. Vi rapporterar anonymiserad statistik om funktionsnedsättningar till Specialpedagogiska skolmyndigheten för att få ekonomiskt bidrag till extra personalresurser vid behov. Då informationen är känslig är vi extra noggranna med säkerhet och vilka som har tillgång till uppgifterna.

Tillgång till personuppgifter
Paideia folkhögskola använder behörighetsfunktioner i Schoolsoft,  Cognito Forms och Google för att begränsa tillgången till personuppgifter till behörig personal utifrån personuppgiftsbehandlingens ändamål.

Personuppgiftsbiträden 
För att säkerställa att deltagare och personal har tillgång till säkra, tillförlitliga och flexibla IT-tjänster som behövs för att erbjuda en välfungerande utbildning och skoladministration, så har Paideia folkhögskola slutit avtal med Schoolsoft,  Cognito Forms och Google som agerar som personuppgiftsbiträden åt Paideia folkhögskola. Några av dessa företag erbjuder molntjänster, vilket innebär att du kommer åt tjänsterna genom inloggningar via internet. Leverantörerna av tjänsterna har egna servrar som inte sköts av Paideia folkhögskola. För att säkerställa att dina personuppgifter behandlas enligt dataskyddsförordningen och enligt de ändamål som anges i detta samtycke, så samarbetar vi med seriösa aktörer och har personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen.

Lagring i länder utanför EU och samarbete med underleverantörer 
Google kan lagra dina personuppgifter på datacenter som ligger utanför EU och använder även egna underleverantörer. I det avtal som Paideia folkhögskola har slutit med Google, så garanterar Google att de har avtal som uppfyller kraven i EU:s dataskyddslag med de datacenter som ligger utanför EU och med dess underleverantörer.

Gallring 
Dina läsårs- och behörighetsintyg sparas i 50 år. Ansökningsuppgifter i Cognito Forms raderas sex-tolv månader efter kursstart. Ditt Google-konto raderas senast sex månader efter avslutade studier. Då försvinner alla dina filer och rättigheter till tilldelade dokument. Vi rekommenderar dig att ladda ned eller föra över filer som du vill spara till ett privat konto innan du avslutar dina studier hos oss.

Rättigheter 
Enligt artikel 13-15 i GDPR (den europeiska dataskyddsförordningen) så har du rätt att kostnadsfritt en gång per år begära ut vilka uppgifter vi har registrerade om dig. Du har vidare rätt att begära radering av uppgifter eller rättelse av eventuellt felaktiga uppgifter. Du har rätt att återkalla ditt samtycke. Återkallande av samtycke för behandling av uppgifter gäller inte uppgifter som behövs för rapportering till myndigheter, underlag enligt bokföringslagen eller underlag för studeranderättslig tvist angående antagning.

Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen 
I dataskyddsförordningen (GDPR) artikel 6.1 a står det att vi har rätt att registrera och behandla dina uppgifter om du frivilligt samtycker till registreringen av dessa.

Uppgifter
Paideia folkhögskola
Box 5053
102 42 Stockholm
Organisationsnummer: 802503-0878
Frågor om GDPR ska ställas till info@paideiafolkhogskola.se eller 08-679 55 55.